加快高校档案管理现代化进程

　　摘要：本文主要以加快高校档案管理现代化进程为重点，以当下高校档案管理现状为依据，分析加快高校档案管理的必要性，从几个方面深入探讨了加快高校档案管理现代化进程的有效方式。

　　关键词：高校档案管理;现代化进程;有效方式

　　高校作为人才与知识的聚集之地，多种科技的研究成果和人才发展的信息被记录在档案中。在科学技术快速研发与使用的今天，怎样开展高校档案管理工作，加快高校内部所有工作的发展进程，是每一个高校管理者要认真思考的问题。

　　一、加快高校档案管理的必要性

　　(一)高校长久发展的需求

　　在人才竞争日益激烈的背景下，高校逐步发展为“科教兴国”的主要阵地。以整合资源分配、扩展院校规模为前提，在科教兴国的驱动下，我国现有的高等教育管理工作已经取得突破性的前进与发展，且学校多种工作都在发生一系列的变化，以致于高校档案数量增加得较为迅速，内容越来越丰富。同时，计算机技术以及电子技术被广泛的应用于教育教学中，在高校的现代化发展进程中，院校中多种档案载体逐渐被创新，促使高校管理朝向文档一体化、档案一体化方向发展[1]。此外，新颖的载体档案信息应被精心地管理与保存，这样便需要高校创建科学且高效的档案管理服务体系。然而我国部分高校对于档案管理思想存在滞后性，因此加快档案管理现代化进程十分必要。

　　(二)社会发展的需求

　　在经济和科技全球化发展的视角下，高校对于国民经济的发展占据举足轻重的位置。档案管理工作中涉及到诸多的信息资源，存在的价值得到社会各界人士认可与肯定，且服务的范围也在由高校内部向社会领域扩大与发展。因此高校档案管理的开放式经营模式已成为社会上其他人员获取信息的有效途径，也就是在社会发展过程中，需要高校档案管理工作的支撑，进而实现信息传递的自动化与及时化，为全面建设现代化社会提供服务。现今一些高校设计的毕业生信息查询网站为社会各行业招揽人才提供了便利，表明加快高校档案管理的现代化是社会发展的需求。

　　(三)良好的运行环境

　　其一，在现代远程教育工程基础上，我国信息化基础建设体系初步完成，且以信息服务为主的教育模式为高校档案管理工作提供了便利条件。其二，高校计算机技术和网络技术呈现普及化的发展方向，且信息技术和多媒体技术等已经应用在教育教学中，稳步提升了教师与学生自身的信息化水平。档案一体化与办公自动化的模式逐步建立，为高校档案管理工作创设良好的工作环境[2]。此外，现今我国诸多高校开设计算机专业，教育部门高度重视档案管理软件的研究与开发，因此加快高校档案管理现代化进程是我国现代化建设期间良好运行环境的保证。

　　二、加快高校档案管理现代化进程的有效方式

　　(一)强化档案管理现代化硬件设施建设

　　其一，选取和配置顺应档案库自动化的管理技术与相关设备。在加快高校档案管理工作中，需要致力于完善与新建功能健全、结构科学、设计合理、面向社会、方便服务的综合性档案管理室，规范配置合适的档案管理防火、防盗基础设施，特别是增加、设置接收与保存多种档案载体的装置，选取顺应档案合理保护的具有调节温度和湿度以及修复功能的先进设备。同时将高校档案进行去污和防霉处理，减小出现火灾的几率，自动地去除空气中含有的灰尘等[3]。

　　其二，选用计算机技术以及网络信息技术完善档案管理基础设施。高校档案具有一定的独特性与不可替代性，且档案管理体系存有大量的档案信息，决定着档案运行体系需要具有相对的稳定性和可扩展性，因此高校要配置高性能软件和硬件设施，这些基础设施的设置需要建立在计算机技术和档案管理相关软件基础之上，甚至与扫描仪和交换机等硬件设备息息相关。对于硬件层面，各高校管理者需要提供充分的资金支持，全面落实档案管理基础设施的建设工作，紧紧跟随时代的发展脚步，不断升级与更新先进技术。对于网络与档案软件设施的建设，高校应全面开发数据库和相应的网站，着手网上档案馆的创设，进而打造网络化与信息化的优质服务，保证档案管理质量稳步提升。

　　(二)强化档案信息化建设

　　其一，推进档案数字化建设。档案的数字化建设，是档案管理工作快速发展的关键，也是提高档案管理效率的保障。如今高校的档案数字化建设任务十分严峻，一方面是现有的馆内需要保存多种档案资料，另一方面是办公自动化形势下产生的电子档案管理工作，前者是工作量比较大且缺少实效性的方式，后者对技术与相关设备的要求比较严格[4]。

　　因此新时期高校的档案管理工作需要大量的研究实践，通过对高校现有的档案管理数字化与档案进馆之前的数字化处理，扩展管理途径，进而加快档案管理的现代化进程。其二，加快档案网络化建设。对于具有网络资源的高校，在建设网络化过程中应关注网络与网页建设的接口，保证时刻利用网络接收与保存信息，也就是利用档案网络与相关网页，丰富档案管理资源，开放性地对档案信息进行管理，全方位地为信息利用者提供服务。

　　(三)强化档案信息使用的社会化建设

　　其一，加强服务意识，延伸服务范围。改变以往重管理轻使用、重数量轻质量的思想观念，构建为院校党政监督和教学管理与服务的思想模式。改变以往“等客上门”的被动性档案管理局面，建设以服务为基础的生存与发展战略，加强工作人员的档案服务认知，将档案信息服务和教育事业的发展有机结合。

　　其二，提升服务质量，关注服务效率。依据档案信息化基础管理工作，基于创设丰富且完善的档案管理资源库与顺畅的信息公路建设，自主出击，准确的找准高校与社会之间的关联，在众多的档案信息中，筛选出有价值的社会发展信息，通过加工与处理，借助计算机技术和网络先进技术扩展信息利用者的服务渠道，包括宣传新颖的咨询和报道项目;借助电话与传真实现多个地区的信息共享;研究相关单位自主合作开发档案管理的手段，特别是加大网络档案信息管理的力度，确保高校档案信息可以随时随地在网络上自动获取与收集。

　　(四)加强档案管理团队建设

　　新时期，高校要想加快档案管理现代化进程，需要在关注档案管理业务的同时以人为中心，注重自身素养的提升与完善，强化档案管理团队的建设。转变以往档案单位分流工作人员的思想观念，将档案管理人员自身素质与自身技能的提升列入技术人员培训工作中，创建强有力的档案管理信息团队[5]。

　　此外，加强档案管理工作人员对网络技术和计算机技术的掌握与运用，促使其深入的了解电子档案保存与接收的方式与方法，进而适应信息化社会快速发展的脚步，推动高校档案信息管理工作的进一步发展。综上所述，高校管理者要正确认识加快档案管理工作现代化进程的必要性，更新管理思想，创新档案管理手段，通过强化档案管理现代化硬件设施建设、强化档案信息化建设、强化档案信息使用的社会化建设、强化档案管理团队建设等，不断推动高校档案管理工作现代化进程，保证高校长久发展。

　　参考文献：

　　[1]李琦.高校档案管理的现代化建设路径研究[J].黑龙江科学，2018，126(11)：70-71.

　　[2]何玉兰.高校学生档案管理现代化相关问题研究[J].人力资源管理，2018(03).

　　[3]吴金凤.关于高校综合档案管理现代化建设的探析[J].佳木斯职业学院学报，2017(06).

　　[4]吕扬.高校学生档案管理现代化的实现路径研究[J].办公室业务，2017(23)：120-120.

　　[5]谭萍.信息技术在高校档案管理中的有效运用[J].教育现代化，2017(03)：144-145.

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　　2019年8月1日，教育部高等学校档案学专业教学指导委员会年会暨第28届档案学专业系主任联席会议在呼和浩特召开，会议主题为“打造档案学专业‘金课’”。大会探讨“金课”的内涵、构成条件、实践情况等问题，提出了“金课”总体设计、建立数据平台等建议。何为金课?湘潭大学王协周教授提出，一是从金课平台看，一定是依托金专和一大批金师;二是从学习内容看，一定是具有新颖性和前沿性;三是从学习方式看，能提供多元性、创新性的学习方式;四是从学习难度看，学习难度大，具有挑战性，能给师生均带来顶峰体验。