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浅析档案服务业市场特征及发展对策

时间:2020年06月04日 所属分类:文学论文 点击次数:

摘要大数据时代已经到来,档案服务趋于专业化、职业化、社会化,为我国的档案服务业注入了新的生机与活力,呈现出新的市场特征。文章将从档案服务业的市场需求特征、行业发展特征、地域特征以及挑战与机遇并存四个方面进行分析。 关键词档案服务业档案服务企

  摘要大数据时代已经到来,档案服务趋于专业化、职业化、社会化,为我国的档案服务业注入了新的生机与活力,呈现出新的市场特征‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。文章将从档案服务业的市场需求特征、行业发展特征、地域特征以及挑战与机遇并存四个方面进行分析‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

  关键词档案服务业档案服务企业档案事业市场特征

山西档案

  档案服务业,是近年来新兴出现的一个专业词汇,我国国家档案局暂时没有在出台的档案标准和政策法规中明确定义这个年轻的词语,但其2017年出台的《档案服务外包工作规范》中将“档案服务”定义为:“某一机构承接其他机构外包的档案业务,为其提供相关服务的行为。”这里的“外包”是指“某一机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来,以合同方式委托给其他机构完成,以降低成本、提高效率的行为”[1]。

  对该词较为权威的界定是由浙江省档案局在2016年3月2日印发的《关于促进我省档案服务业健康发展的意见》中提出的:“档案服务业是运用现代档案管理知识、技术和场所、设备、设施等要素向社会提供智力成果、劳务服务、档案产品的新兴行业,是档案事业的重要组成部分。”[2]在邓小军、丁海斌教授主编的《中国档案服务业企业蓝皮书(2016)》中进一步明确了档案服务业的概念内涵:“从事档案社会化服务的企业运用现代档案管理知识、技术和场所、设备、设施等要素向社会提供智力成果、劳务服务、档案产品等业务的新兴现代信息服务行业。”[3]

  档案馆人员论文投稿期刊:山西档案展示和促进档案管理方面的经验,促进山西乃至国内档案方面的技术进步。为档案从业人员提供交流经验平台。

  一、档案服务业市场特征分析

  在社会主义市场经济的大环境下,伴随着大数据时代的到来,档案服务业正迅速成为我国服务产业的一个重要组成部分,也是我国档案事业建设的一个重要发展方向。而“档案服务市场是档案服务供需双方之间的交换活动及其场所的总和”[4]12。市场比任何其他形式更能准确地反映出社会的供应和需求状况,研究当下我国档案服务业市场特征,对档案服务业未来发展具有重要意义。下面,将从市场需求、行业发展、地域差异、挑战与机遇并存四个方面对我国档案服务业市场特征进行分析。

  1.市场需求特征。

  (1)需求主体全面化。需求主体全面化,即对档案服务有需求的主体不再仅限于政府,尤其是档案行政管理部门,越来越多的企事业单位甚至是个人都成为档案服务业的客户或潜在客户。随着社会信息化程度的加深,各种载体类型的档案数量正以前所未有的速度不断增长,并广泛存在于政府部门、企事业单位以及个人等不同类型的社会主体中。政府部门以及档案局馆限于自身人员设置、设备、资金等因素,选择将单位内的档案管理、档案保管、档案数字化等业务外包。

  举例来说,四川瑞哲信息科技有限公司曾完成过成都某档案局档案修复合作项目、某房地产管理局房产档案扫描组卷(装订)项目、国土资源局土地登记档案整理录入及数字化建设项目等,正在实施某公安厅全省数字化档案馆数字化加工服务项目。调查显示,“珠三角地区档案服务外包业务的发包方主要是政府机构、事业单位、国有大中型企业、上市公司等”[5]89,当然,这也是全国大部分地区的档案服务的主要“发包方”。企业,尤其是国企已经成为档案服务业市场的主要需求来源,部分档案服务机构正将企业列为重要的合作客户,如成都缔造档案管理有限公司便将自己定位为“专业为国有大型企事业单位提供档案规范管理服务商”。

  (2)需求服务专业化。目前,市场需求的档案服务趋向专业化、职业化。档案服务业需求服务专业化是企事业单位自身发展的需要,是社会分工不断细化的必然结果。企事业单位的业务不断扩大,形成了大量的档案信息资源;随着经济实体的多元化发展趋势不断扩大,各行各业的实体经济对本单位的档案规范要求提高;社会分工的不断细化使得档案服务逐渐从社会生产部门中分离出来;再加上现在的档案数字化和大数据挖掘等技术紧密结合在一起,档案服务正在由一般劳动服务,逐渐转变成专业技术性服务。“从社会分工理论角度看,档案社会化服务就是让专业机构做自己擅长的事,提供优质高效的档案服务产品,实现共赢的目的。”[6]12

  2.行业发展特征。档案服务市场的形成与档案服务业的发展密切相关,档案服务市场的扩大又促进了档案服务业的加速发展。档案服务市场的主体以档案服务业企业为主,其发展特征具有行业典型性,因而本文对档案服务业行业发展特征的分析主要以档案服务业企业为对象,分析档案服务业市场的服务方式定制化、依托技术现代化、企业发展加速化这三个特征。

  (1)服务方式定制化。现如今,大数据、云计算等信息技术成为发展趋势,档案服务业也不再局限于传统的服务模式,以满足用户需求为目的,以提高服务质量为手段,收集、整理用户的相关需求信息,为用户提供定制化的服务。服务的最终目的是为用户解决问题,服务方式定制化是档案服务业企业顺应时代潮流、得以不断发展的必然选择。“对于顾客参与程度和顾客化程度要求高的服务性企业来说,大规模定制是一种最具竞争力的服务模式,它能够准确把握个性化与规模化的关系,以规模化支持个性化,以个性化促进规模化。”[7]7档案服务业企业可以根据客户的具体要求,为其定制在标准规范允许范围内的档案装具;也可以针对用户的自身特色,为其提供个性化的数字加工、档案寄存、档案信息咨询等服务。

  (2)依托技术现代化。信息技术的进步必然导致档案服务业所依托的技术现代化,即利用当下的先进技术开展档案服务,这是社会发展的必然趋势。科学技术的不断发展促使新型载体档案不断涌现,也为档案服务提供了先进的工具。传统的档案管理多是人工整理纸质档案,一般为老档案管理员向没有学过相关课程或者简单学习的人员传授经验,效率低,也不能充分利用档案信息资源。而“现代档案服务业企业主要提供的服务具有明显的技术水平和专业的知识素养,如档案管理软件开发、电子文件异地备份、档案数字化服务等”[8]11,多为依托现代化技术。还有档案信息在云平台上实现云存储,从而建立各类档案信息数据库,对档案信息进行数据开发,也是随着网络技术、数据库技术的推广和应用而发展起来的。由于电子档案和档案数字化的普及,开发电子档案管理系统、数字加工软件、图像批量管理软件等档案管理软件已成为许多档案服务业企业的主营业务。

  (3)企业发展加速化。进入大数据时代后,得益于档案社会化服务意识的高涨、中央及地方相关方针政策的陆续出台以及档案服务业市场的形成与社会需求的扩大,我国档案服务业企业进入加速发展时期。具体表现在三个方面:一是档案服务业企业数量快速增加,截至2016年,以“档案管理”为企业名称的在业和存续的企业就有1013家,以“档案管理”为经营范围的多达11642家。二是我国档案服务业企业正逐渐形成网络化的发展格局,已经遍布全国各地,成立于经济发达地区的企业数量较为密集,尤其是华东、华北地区。三是新成立的档案服务业企业的规模较大,2014—2016年成立的注册资金在500万元以上的企业就有130余家,之前注册的企业自身发展规模也在不断扩大。

  3.地域发展不平衡。我国档案服务业的产生,是市场不断分化和完善的结果,也是社会主义市场经济发展到一定阶段的产物。由于不同地区的经济、文化水平的差异,我国档案服务业的发展情况参差不齐,出现了地区发展不平衡的现象。总体来说,呈现出东高西低、东早西晚、东大西小的发展态势。20世纪90年代初,随着经济体制改革的深入推进,市场经济快速发展,档案部门逐渐建立起一些经济实体,1992年,浙江省湖州市、建德市成立档案事务所,此后“上海、深圳、江苏、辽宁等市场经济较发达的地区产生了各种类型的档案中介机构”[9]10,我国档案服务业在东部地区起步。此后,北京、广东、浙江等发达地区,其经济水平不断提高,形成的档案数量规模巨大,也具有一定的档案意识,对档案服务的需求量大,促进了档案服务业企业的建立和发展‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

  而相关机构的产生又促使档案服务业的服务水平不断进步,反过来又增加了社会需求。循环往复,社会需求量不断增加,社会认识不断加深,档案服务业企业林立、规模快速扩张,档案服务专业化、现代化,发达地区的档案服务业发展程度高、发展迅速。而中西部地区与之相反,受经济等因素制约,档案服务业起步晚、企业少、规模小,档案服务业正处于起步阶段。以青海省为例,该省第一家经营范围包括“档案管理”的企业于1992年成立,此后一直到2010年只注册了11家相关企业,2015年以后发展速度才有所提高,至今大约有89家档案服务业企业存续。

  二、档案服务业发展策略

  在信息技术快速革新换代的大数据时代,顺应时代潮流无疑是为档案服务业的发展装上加速器。应理性地看待档案服务业存在的问题,这样才能制定出合理的发展策略,从而为档案服务业的发展提供更加广阔的空间。

  1.全方位构建安全保障体系。“档案安全保障体系建设是我国档案工作‘三个体系’建设中的重要一环,档案实体安全、档案数据安全、用户隐私安全、访问渠道安全等都是档案部门非常重视的问题。”[10]25大数据技术给档案服务业带来了新的发展方向,也带来了信息安全问题。服务要与保障相对应,服务能力要以确保客户的档案安全——实体安全和信息安全为核心。在档案服务中,所有的工作都要以维护档案实体完整有序以及信息机密和隐私为前提,做好防止档案实体丢失损坏、用户机密信息泄露的预防工作。

  全方位构建安全保障体系,一是要加强档案人员档案保护意识和信息安全意识,预防由于工作人员疏忽而产生档案损坏或信息泄露的问题;二是企业加强自身监管,对档案数据资源进行鉴定和审核,分级管理,防止监守自盗的情况出现,同时也要加强技术研究或是引入安全技术较高的档案保护系统;三是国家加大对信息安全和档案安全的监管力度,制定相应的法律法规,尤其要增加对大数据信息安全研究的资金投入。

  2.完善档案服务业相关制度规范。完善档案服务业相关制度规范,要从行业自律规范和国家法律制度两方面着手。要建立统一的行业协会,制定有序的标准规范。我国正处于起步阶段的档案服务业,工商局没有明确的行业特点叫档案服务,也没有形成针对该行业的统一的行业协会及标准规范,而国外早于1996年建立国际文件信息服务行业协会“PRISM”,揭开了国外文件信息服务行业发展成熟的序幕。因而要尽快构建业内服务评定机制,制定有序的价格标准、档案服务标准等体系,规范档案服务工作业务能力,提升整个行业服务水平,促进档案服务业规范有序发展。浙江省档案学会已形成《浙江省档案寄存托管规范》《浙江省档案数字化外包和中介服务规范》《浙江省档案服务机构信用评价办法》等办法,为档案服务业行业协会规范建设进行了有益探索。

  其次,国家应加强相关的档案服务业立法工作,对档案服务业进行明确的规定,为发展档案服务业增加法律上的保障。如在对档案服务业企业的“性质、职能、组织形式、经营方式、业务范围、行为规范等因素调研基础上,建立全国性专项法律法规”[11]20。现有的《档案服务外包工作规范》与《档案保管外包服务管理规范》并未将档案服务划为一个行业范畴,其内容必然缺乏完整性和直观性。地方政府也应在国家统一规定的指导下,及时修订现有的地方档案法规,或是因地制宜,制定适合该地区档案行业发展的法律规范。

  3.档案服务业企业加快自身发展。对于我国档案服务业市场的主体——档案服务业企业来说,要搭上大数据技术这一顺风车,顺应时代发展趋势,加快自身发展,是当下在档案服务行业中获得立足之地的必要选择。首先,要转变观念,充分认识到档案服务业的市场化特征,认识到服务对象的主体应是广泛的政府部门、企事业单位及个人,开拓市场,提升行业竞争意识。其次,要充分依托现代信息技术,增强服务创新观念,提高服务质量,开展更为先进的服务业务。再次,应主动把握市场的走向,提供多元化、专业化、定制化的档案服务业务,尤其要向更深层次的信息管理、数据挖掘分析服务的方向拓展。同时,充分利用互联网及新媒体技术,宣传企业和承接业务,吸引更多的潜在客户。最后,要加强企业自身的制度化管理,引进高素质人才和先进的技术设备,扩大企业规模,跨界合作,促进自身更好更快的发展。

  4.建设多元化专业化的人才队伍。在档案服务业发展过程中,人才是必不可少的核心发展力量。大数据时代,档案服务业发展需求的不仅是专业化的档案人才,还需要掌握现代化信息技术的高端科技人才。可以从人才培养和人才引进两个方面着手。在人才培养方面,首先要注重高校教育,加快建立档案专业的高校教育体系,培养更多具备档案管理技能的高素质人才;其次,要对在职人员进行继续教育和培训,“增强其对档案及相关信息科学新理论、新方法的学习和应用能力”[12]18,强化应用大数据时代新技术的理念;最后要对员工进行定期考核,促进不同工作技能与学科背景的人员相互交流与学习,敦促从业人员向复合型人才方向发展。在人才引进方面,可以与高校建立合作关系,创新人才激励机制和奖惩机制,以优惠的政策吸引更多的各方向的优秀毕业生前来就业,尤其是大数据管理与应用方面的技术型人才。建设多元化、专业化的人才队伍,是档案服务业在信息技术时代快速发展的必要手段。

  参考文献

  [1]中国国家档案局.DA/T68-2017档案服务外包工作规范[EB/OL].http://www.saac.gov.cn/,2018-06-20.

  [2]浙江省档案局.关于促进我省档案服务业健康发展的意见[EB/OL].http://www.zjda.gov.cn/,2016-12-09.

  [3]邓小军,丁海斌.中国档案服务业企业蓝皮书[M].辽宁:辽宁大学出版社,2017:2.

  [4]彭坚.档案服务市场形成的相关因素分析[J].山西档案,1998(4):12-14.

  [5]李海涛,王月琴.我国珠三角地区档案服务外包发展问题与对策研究[J].档案学通讯,2018(4):89-94.

  作者:陈鑫李淇薛微