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档案大事记编撰工作的实践与思考

时间:2020年07月25日 所属分类:经济论文 点击次数:

【摘要】档案大事记由时间、纪实两部分组成,以时为经,以事为纬,属于志书体例中的竖写范畴。为了便于档案阅读者更有效地利用档案,经过编撰者们摘精取要,让一条条档案信息变身为系统、条理、便于检索查询的大事要事。档案大事记短则几十个字,长则二百余

  【摘要】档案大事记由时间、纪实两部分组成,以时为经,以事为纬,属于志书体例中的“竖写”范畴‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。为了便于档案阅读者更有效地利用档案,经过编撰者们“摘精取要”,让一条条档案信息变身为系统、条理、便于检索查询的大事要事‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。档案大事记短则几十个字,长则二百余字,能够镌刻不同历史时期光影斑驳的发展历程,还能让档案阅读者宏观把握发展脉络与发展规律,并为后续的档案编研、志鉴编修、宣传教育提供基础性、条理化的素材‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

  【关键词】大事记;编撰;实践;思考

档案管理

  大事记主要记录大事、要事,必须提纲挈领,使人一开卷而古今之事了如指掌,每条记录主线清晰、数据准确、表述完整。笔者从事档案管理工作近20年,参与并完成了《聊城自来水公司大事记》(1958—2002)编撰,并负责组织开展了企业改制后(2002年至今)的聊城水务集团大事记续编工作。在此过程中结合大事记编写规范要求,对国有企业档案大事记编撰工作进行了思考和总结。

  一、档案大事记信息

  档案大事记的主要信息来源于档案馆(室)收藏的档案。在实际编写过程中,编撰者要从每一卷案卷中提炼出时间、主体、事件、进展、结果等关键信息,常常会遇到以下三种问题:

  (一)库存信息不一致。例如年度供水总量数据,在生产负责人年度工作总结中显示的数据,与企业年度生产统计数据不一样,这时就需要编撰人员从两份数据的产生时间、报告主体、特殊情况说明等处入手进行分析,因为生产数据的报送时间、报送口径都可能造成数据的浮动。若最终仍无法合理解释说明,那么就要以企业最终上报至主管部门的财务数据为准。

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  (二)库存档案信息不足。这时要通过走访老职工、向各级档案馆(室)查询、向社会征集信息等方式,进行信息的补充。但要注意,除了在档案馆室查询到的信息外,其他通过走访、社会征集得到的信息有时也会出现不一致、不准确的情况,必须经过多方验证后才能作为大事记的信息来源,对于分歧信息要本着实事求是、宁缺毋滥的原则酌情使用。

  (三)同一事件表述不同。比如20世纪80年代的一项企业活动,在企业精神文明工作汇报和企业年度工作总结中,对活动背景描述一致,但是活动名称不同,举办活动的意义表述也不同,这就非常考验编撰人员的编辑能力和工作耐心。后期,编撰人员通过向老领导验证、照片档案比对、文字表述精简等方式,编写了一条初稿并顺利通过审核。

  二、档案大事记周期

  从档案大事记的编撰周期,要区别档案全宗的主体来设定。经济社会发展综合成绩为主的大事记,编撰周期要契合国家大的发展方向和时间节点,例如改革开放以来的成就综述、十三五期间成就及经验综述等。从行业类发展历程及成就为主的大事记,要明确编撰的范围和主体,把国家对行业的发展要求,省、市对行业工作的方针部署等大背景融入其中,再详细记录行业整体发展趋势,编撰主体历年来的大事要事等。一般情况下,档案综合大事记应以“年”“月”为单位整理档案、收集编纂大事记。周期越短,越容易把发生不久的大事全面系统地整理好,从中选择最重要的资料列入大事记。如果大事记整理周期过长,就可能因一些档案信息收集不全、保管方式不当,造成编撰收录内容不全。一旦重要资料有重大遗失,大事记中就会缺少重要内容及重要细节,致使大事记编纂不够严谨,还可能出现史实性错误。

  三、档案大事记编撰

  (一)记述。尊重历史、尊重史实,不评论、不溢美,简明扼要,这是档案大事记的主要记述原则。在编撰过程中,一是要注意保持文风质朴、语言流畅、立场鲜明,观点正确。二是要注意选材真实,取舍得当,做到大事不漏,小事不记。三是要一事一记,层次清楚,记述完整,用词精要。

  (二)体例。一般大事记编撰体例包括四种:第一种是较为传统的编年体大事记,以时间为序编排,按月按日逐项记载,以时间开头立条目,这是比较常用的体例。第二种是纪事本末体,以事件为中心立目,然后按时间顺序完整记述事件,一般取名为“大事纪略”“大事纪要”“大事述略”等等。第三种是把大事记分为两部分:一部分是比较传统的编年体,另一部分是纪事本末体,总体是一种综合性的二分法大事记。第四种是分类编年体大事记,先按性质分类,再按时间顺序编排记述,即“横排竖写”。

  (三)文字。大事记编撰,都有明确具体的文字整理规则。要注意:全文使用第三人称编撰,职务在姓名前,姓名均直书其名,姓名后不加“同志”“先生”等。文中的机构名称,或使用全称或规范简称,全文应保持一致。公历年月日一律用阿拉伯数字完整表示,不能混用汉字,不用“当前”“过去”等模糊时间词语,应用确切时间。要使用法定规范的计量单位和化学符号,数字的小数点后一般保留两位,文字中计量单位表述应保持延续统一,例如供水能力单位确定为m3/日,就不能再用立方米/日,供水服务面积一旦确定使用“平方千米”就不能混用“平方公里”。获得的荣誉必须有颁发机构、时间、奖项内容。同时,还要注意民族宗教类用语和档案敏感词语的使用,慎重使用私密信息、反面信息、个人不良信息等。

  (四)审核。编纂完稿后,必须进行逐级审核,严格执行大事记文字整理规则,把好大事要事关、文字标准关、涉密信息审批关,然后交由主要负责人审定。建议审定后,联系档案馆业务主管部门或市委文史部门,请专业人员预审并提出修改建议,根据实际情况修改后再定稿,不能仅在编纂人员草草写完后就编印成册或送交档案馆。

  四、档案大事记利用

  档案大事记的编撰,主要目的是给各方人员提供利用的材料。编撰定稿后,可以出版为书册,也可以直接以电子信息定稿,都能够作为简史提供给各方人员查询使用,但在查阅效率、利用效果等方面有四个不同:

  (一)展示效应不同。书册版的档案大事记,是档案编研工作的亮点和成绩,可以向上级申报编研成果,也可以作为独具特色的企业礼物对外馈赠,进行行业间的学习交流,独具意义。电子版档案大事记较之书册版档案大事记,虽然一字不差,也可以用打印机随时打印出来,但在档案编研成果的展示效应上略为逊色。

  (二)查阅精度不同。书册版的档案大事记,多数是以

  “年”“月”为时间单位进行编撰,当需要查询信息的时间节点模糊时,查阅者必须在书册中“大海捞针”,对于在不同时间节点反复出现的同一事项,书册版大事记易出现遗漏‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。电子版档案大事记能够利用计算机检索功能快速查找,只需输入关键文字即可连续定位,方便以时间为线精准查找信息。

  (三)利用效果不同。书册版的档案大事记,便于编撰人员直观、宏观了解档案核心内容、高效利用档案,对于深层编研、志鉴编修等具有重要参考价值。而电子版档案大事记便于专题信息的提取和复制,可以快速组建各种主题的信息和图片,例如聊城水务集团建设的供水事业发展历程展厅,一些文字信息就是从《聊城自来水公司大事记》电子版中提取制作而成。

  (四)续编效应不同。对于一个正处于发展中的编撰主体,从一个不完整的时间区间内来看,书册版大事记还不是一个闭合的、完整的档案记录。受印制书册成本的限制,书册版大事记无法实现文字内容的连续编撰、及时更新。电子版大事记却可以不断地补充新的档案信息,进而实现档案大事记的连续编研。

  五、结语

  总之,书册版、电子版档案大事记各有所长,大事记编纂工作意义非凡。只要编撰工作者们抓住基本要领,双管齐下、扬长避短,用认真、细致、耐心的态度去完成这项系统性强、内容多、难度大的工作,就能将大事记编撰成为规范的“大事、要事”记录,充分发挥其在经济社会发展中的独特作用,为书写精品简史打下坚实的基础。

  【参考文献】

  [1]田晓晶.浅议大事记的编写[J].城建档案,2012(04).

  [2]郭子岩.编写企业大事记应注意的几个问题[J].科学咨询(科技·管理),2012(09).

  [3]马宏远.浅谈如何编写企业大事记[J].企业文化(下旬刊),2019(05).

  作者:高立伟