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核心期刊论文网改善当前文书档案管理

时间:2015年05月09日 所属分类:推荐论文 点击次数:

摘要:文书档案管理是单位众多职能部门的组成部分,它能否得到高效管理关系到单位的整体经营情况。但是,当前很多单位的文书档案在管理上还有欠缺,本文从文书档案管理的整体性、现代化、信息化和管理人员问题等方面进行了讨论分析。 关键词: 核心期刊论文

  摘要:文书档案管理是单位众多职能部门的组成部分,它能否得到高效管理关系到单位的整体经营情况。但是,当前很多单位的文书档案在管理上还有欠缺,本文从文书档案管理的整体性、现代化、信息化和管理人员问题等方面进行了讨论分析。

  关键词:核心期刊论文网,文书档案管理,存在问题,对策;

  一、引言

  文书档案管理是任何一个单位都会设立的职能部门,与众多职能部门相互平行,共同为单位的发展服务。但是,很多单位的文书档案管理工作形同虚设,处在可有可无的状态,导致单位的文书档案管理较为混乱,严重影响了单位的正常、高效经营。也正因为如此,当前应该改变传统的文书档案管理模式,不断创新完善文书档案管理体系,从而更好的为单位经营发展服务。

  二、当前文书档案管理存在的主要问题

  (一)文书档案管理缺乏系统性

  在不少单位,文书档案管理工作一直是被轻视的职能部门,并始终存在“重经营,轻档案”的管理模式,造成很多科室不重视文书档案的管理工作,工作人员对文书档案管理缺乏积极性,在管理工作中抱着可有可无的心态,造成文书档案收集整理不完整,欠缺系统性,文书档案有头无尾或者有尾无头的现象时有发生。这主要是因为文书档案管理涉及部门多,需要花精力和时间,但是因为各个部门之间没有同意的文书档案管理规范,从而造成难以系统化的结果。

  (二)文书档案管理的自动化和信息化有待加强

  随着科技的快速发展,信息化、自动化以及现代化已经成为社会发展的推动力。在文书档案管理中,自动化、信息化的文书档案管理技术已经成为现代化文书档案管理的一个重要体现,也是节约单位文书档案管理成本的一个重要方式。但是,当前很多单位的文书档案管理始终停留在传统落后的状态,缺乏自动化、信息化管理设备和技术,导致各部门之间的配合也因为缺乏现代化的技术手段而不够默契。在日常文书档案管理中,很多工作需要多个部门相互配合,但是因为缺乏自动化、信息化的管理设备和技术,跨部门之间的沟通合作较为困难,导致工作量大而效率低下,影响了文书档案管理工作的整体协调性,阻碍了文书档案管理工作的持续严谨性,为文书档案管理造成不必要的损失。

  (三)文书档案管理人员缺少

  文书档案管理人员缺少是很多单位的普遍共性。因为文书档案管理无法直接创造收益,单位领导也不愿意在文书档案管理上投入过多的人员设备,一切都以节约成本为目的,却造成了文书档案管理工作难度的增加。当前,很多单位的文书档案管理人员都是由其他工作人员兼任,比如办公室的秘书、文员等兼任文书档案管理人员。而这些办公室人员主要负责办公室的文件收发、文字处理、后勤保障以及信息宣传等方面,在档案管理方面投入的精力十分有限,专业程度也普遍较低,在收集文书档案、分辨材料真伪、以及后续的管理方面就容易顾此失彼。

  三、改进文书档案管理的对策分析

  (一)提高文书档案的信息化和现代化管理水平

  随着科技的进步,传统模式下的文书档案管理已经无法适应社会发展的需要,更无法达到单位高效管理的目的,这就促成了实现文书档案信息化和现代化管理的必要性。为了进一步推动单位文书档案管理工作的信息化和现代化,就需要将计算机技术和互联网技术广泛的应用到文书档案信息化和现代化管理中来,用现代化和信息化技术处理文书档案资源,并做好保存和管理工作。在此过程中,要重视文书档案管理信息数据库的建设工作,通过现代化、信息化技术确保文书档案管理的数字化,并确保资料信息的安全、规范、统一和完整,便于单位能够对文书档案资源进行及时查找、共享、开发以及利用。

  (二)不断提高工作人员的业务素质

  当前很多单位文书档案管理缺乏系统性,这就需要通过文书档案管理人员的专业性来弥补这一管理缺陷,确保文书档案管理工作的整体质量和水平。对此,单位一方面要加强对文书档案管理人员的思想教育和理论指导,让工作人员能够更好的了解和掌握国家文书档案管理的各项要求,提高工作人员的思想觉悟。同时,要为工作人员提供更多的专业性技能培训,让工作人员能够与时俱进,适应文书档案管理现代化的发展需要,不断提高工作人员的专业素质和能力,为单位文书档案管理工作提供更为专业的技术支持。

  (三)加强各部门之间的协调合作

  文书档案管理工作是最终环节,但是涉及到单位所有的职能部门,要想做好文书档案管理工作,就需要加强单位文书档案管理部门与其它部门之间的协调合作关系。文书档案管理人员在工作中要及时了解业务部门的工作情况和进展,主动了解和获取相关文书档案信息,各部门也需要将相关的文书档案进行报备,确保每一份文书档案都能得到及时的收集、归档。只有文书档案管理部门和其它部门通力合作,才能确保文书档案信息收集整理工作的全面真实性和系统性,才能很好的再现一个单位的过去、现在和未来,才能更为有效的为单位管理部门提供科学、准确、真实的信息和资料,让文书档案管理工作再上一个新台阶。

  总而言之,文书档案管理工作质量的好坏关系到一个单位管理水平的高低,同时也关系到一个单位的长期发展情况。只有通过多方面的努力,高度重视文书档案管理工作,才能为单位的发展和决策提供强大真实的资料库和信息库。

  参考文献:

  [1]曾文芳. 论文书档案的科学化管理[J]. 淮南职业技术学院学报,2006,01:113-114+118.

  [2]孔维耘. 简论文书档案保密工作[J]. 淮南师范学院学报,2010,02:142-143.

  [3]周韵. 论文书档案质量[J]. 山东交通科技,2002,04:87-88.