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建立档案管理的数字化现代化面临的难题及应对策

时间:2017年05月08日 所属分类:文学论文 点击次数:

这篇档案管理论文发表了档案数字化管理面临的难题及应对策,将数字化应用到我国档案管理中来,从而提高档案管理的水平,论文对数字化档案管理的含义进行了介绍,分析了当前数字化档案管理存在的问题,避免了传统档案工作中操作速度慢、效率低的弊端。

  这篇档案管理论文发表了档案数字化管理面临的难题及应对策,将数字化应用到我国档案管理中来,从而提高档案管理的水平,论文对数字化档案管理的含义进行了介绍,分析了当前数字化档案管理存在的问题,避免了传统档案工作中操作速度慢、效率低的弊端。

档案管理论文

  关键词:档案管理论文,素质,管理,对策

  我国非常注重档案的管理工作,但是从档案管理的实际工作情况来看,档案管理是一项非常复杂、繁琐的工作,工作量非常大,传统手工的档案管理工作效率低,很容易出现错误,很多珍贵的档案文献都在传统档案管理的方法中遗失,造成了很大的损失。将信息化、数字化融入到档案管理中去,可以提高档案管理的工作效率,而且从档案使用的角度上来说,通过信息的检索查找档案也是非常的快捷、高效,大大提高了人工查找的效率。但是从我国在推广档案管理数字化的过程中来看,还存在很多问题,也正是考虑到这一点本文对将数字化融入到我国的档案管理工作中去进行了深入的探讨。

  一、数字化档案管理的涵义介绍

  对于任何组织、团体、国家来说,档案都是非常重要的,因为档案是记录这些团体、组织、国家在不同时间里所进行的各种活动,包括文化活动、宗教活动、政治活动等,在这些活动进行的同时也会以图片、文字等形式保留下来,而这些历史的信息记录对其未来的发展作用也是非常大的。档案对于文化的传承、历史的记录意义重大,所以必须对档案进行合理的分类以及科学的管理,只有这样才能让档案发挥最大的作用,发挥其应有的功能。

  随着科技的进步,计算机已经在我们的生活中扮演必不可少的角色,越来越多的工作领域也出现了计算机的身影,计算机的出现让我们的工作效率大大的提高,而另一方面因为时间的不断推进,所存留下来的历史档案越来越多,要以手工的方式对这些档案进行整理所花费的时间是巨大,而且工作效率非常慢,计算机正好解决了这一难题,通过计算机使用数字化的技术对档案进行管理,非常简单、高效,大大提高了档案的使用频率,让档案发挥更大的作用。

  二、当前数字化档案管理问题分析

  1.数字化档案管理人才不足

  档案的数字化管理虽然在理论上与传统的档案管理并无太大差别,但是在操作的过程中却存在很大的差异。在我国实现档案数字化管理的过程也出现很多因为转变管理方式而产生的问题,主要问题就是原来的档案管理人员难以运用档案数字化管理的方式进行管理工作,单从从事档案管理这项工作本身来看,工作人员大多是年龄较大的人群,这类人群对于电脑是非常陌生的,很难操作,而年轻的一代人又认为档案管理这些工作过于枯燥,没有新鲜感,很多年轻人都非常抵触这项工作。在这样的环境下,我国的档案数字化管理就出现专业人才不足的情况,这给我国的档案数字化管理带来了很大的困难。而要改变这一现状就必须一方面对老员工进行专业培训,让他们适应档案数字化管理;一方面就是要积极挖掘档案数字化管理方面的人才,只有这样才能真正的实现档案数字化管理;另一方面就是积极开发档案数字化管理的计算机软件,以最小的人工投入换来最大的工作效率,通过这样技术与人才的结合就能够更好的解决这一难题了。

  2.专业档案数字化管理设备不足

  我国的数字化档案管理尚处于刚刚起步阶段,在这一阶段还需要大量的资金投入去完善基础设施,这些基础设施包括网络设施、硬件设施、软件设施等。但是在实际的档案数字化管理的推进过程中,因为档案管理并不是一种马上就有回报的工作,所有大多数的单位、团体都不会拿出大量的资金投入到档案管理工作中去,这就导致了在推进档案数字化管理的过程中因为资金的缺乏而难以推进。很多单位即使配备了一些计算机设备,也都是非常老化的计算机,这些计算机根本无法完成档案数字化管理的工作。在推进档案数字化管理的过程中,我国也推出了相关的标准要求,虽然在短时间内大多数单位都没有达到国家所要求的具体水准,但是我们不能放弃,应该抱着积极的心态投身于档案数字化管理工作中去,同时积极研发符合档案数字化管理的科学软件,为我国尽早实现档案数字化管理贡献自己的力量。

  三、推进数字化档案管理的举措

  1.挖掘专业的档案数字化管理人才

  档案数字化管理与传统档案管理在内容的差别就是由原来的纸质材料转换为电子信息材料,而这些电子信息材料就需要储存在专门的电子设备中,比如硬盘、U盘、光盘等,这些储存材料的不同决定了其保存的方式也是不同的,这些电子储存材料一旦受损或者受潮都会损坏,而一旦损坏那么里面所储存的大量电子信息都会损失掉,因此电子储存设备必须进行备份,并且放在不同的地方进行保存,其中一个受到破坏,另外一个还可以使用。

  诸如此类的问题还有很多,要想解决这些专业的问题就需要专业的人才来进行档案管理,从事档案数字化管理的工作人员应该经常参加一些专业知识培训,不断加强自身在档案数字化管理方面的专业储备,在选择参加档案数字化管理专业知识培训的工作人员时也应该注意既要选择新员工,同时也要选择老员工,这样就会避免档案管理工作人才的断层。在具体的工作人员培训中应该将职业道德培训与专业知识培训结合在一起,在提高专业水平的同时也让工作人员更加的认可与爱护档案数字化管理的工作。对于专业的人才的挖掘还应该注意的是这里的人才挖掘并不是盲目的挖掘,而是分专业的人才挖掘,所组建的档案数字化管理人才队伍必须是合理的,只有这样的人才队伍才能更好的完成档案数字化管理的工作。

  2.数字化档案管理技术的应用

  档案中所涉及到的信息是各种各样的,包括了社会、生活、经济、文化、军事、民族、性别、健康等,而在传统的档案管理工作中光是对这些档案进行简单的分类就已经是非常繁琐的工作了,更不要说在这些大类的下面又会划分出各种小的分类。

  在实际的分类工作中会遇到一个非常大的困难,那就是因为个人见解的不同所进行的种类划分是不一致的,有人认为是社会类的档案,而又有人认为是生活类的档案,这样就在档案的立卷中存在很大的差异,而由立卷引起的差异在档案查找的过程中同样也会遇到,有人认为此类的档案应该从社会类的档案中查找,而有人认为应该从生活类档案中查找,这样就会产生很大的分歧,也不利于档案的管理工作。而使用档案的数字化管理,将计算机相关的专业软件应用到工作去就会轻松的解决此类难题,不但解决了立卷中所遇到的难题,在档案查找的时候也会非常简单顺利。

  传统的纸质档案需要进行专门的收集处理,在处理的时候会涉及到对相关材料的筛选、裁剪等,这些工作程序经常会因为工作的疏忽造成不可挽回的损失,而采用档案数字化管理的方式就会轻松解决这一困难,这对保护档案的完整性意义重大。很多从事档案管理的工作人员因为难以适应新的管理方式,故而产生排斥的心理,这对档案数字化管理的推广产生很大的阻力,应该积极疏导老职工的心理问题,将档案数字化管理的优点向他们讲清楚,让从事档案管理的老员工带头进行档案数字化管理的推进。

  3.加大资金投入、更新专业设备

  档案数字化管理工作的进展情况直接受到资金的投入与专业设备的影响,但是从我国当前的情况来看并不乐观,主要表现在资金投入不到位,很多专业的设备都没有得到更新,严重阻碍了档案数字化管理工作的推进进度。因此,相关部门必须引起高度重视,将档案数字化管理工作需要的资金投入到位。在档案数字化管理的专业设备方面又分为软件设备与硬件设备两个方面,在软件方面应该加大对专业软件的研发,尽快将最新研发的、专业的软件技术应用到档案数字化管理的工作中去;对于硬件设备,除了加大资金购买更新以外,对于现有的设备也要做好防护保养工作,这样不但可以延长其使用的寿命,对于其提高工作效率也有很重大的影响。因为档案数字化管理是一项尚处于摸索阶段的工作,因此在实际的工作中应该认真积累经验,总结工作中的不足,这样更有助于案数字化管理的发展。

  四、结语

  档案数字化管理是当前国际档案管理的大趋势,可以有效的提高工作效率,解决传统档案管理中遇到的很多困难。但是我国的档案数字化管理刚刚起步,很多问题还需要我们慢慢解决,只有加大资金投入,积极研发专业软件、更新硬件设备,总结工作经验,才能让我国的档案数字化管理取得更好的发展,让档案更好的为社会发展来服务。

  参考文献:

  [1]黄莉雯.高校人事档案信息化管理研究[J].价值工程,2017(03):33-35.

  [2]肖蓉.浅谈高校档案管理信息化建设[J].中国管理信息化,2017(03):167-168.

  [3]马旭红.档案信息化建设的绩效评价研究[J].中国管理信息化,2017(03):168-169.

  作者简介:江佩琼(1961-),女,广西梧州人,副研究馆员,主要从事档案管理学研究。

  基金项目:本文为梧州学院2011年院级科研项目阶段性研究成果;项目类型:院级一般项目;项目编号:2011C019。

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