智慧校园背景下高校档案信息化建设研究

　　摘 要 智慧档案的云计算、物联网和大数据三大主要支撑技术打破了传统档案管理的时空限制、推动档案信息资源与实体的互联、赋予档案资源多元价值，推动了高校档案管理的现代化、智能化发展‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 对此，文章探讨了智慧校园背景下高校档案信关键词 息化建设的规划与设计，智慧档案的云计算、物联网和大数据三大主要支撑技术打破了传统档案管理的时空限制、推动档案信息资源与实体的互联、赋予档案资源多元价值，推动了高校档案管理的现代化、智能化发展‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 对此，文章探讨了智慧校园背景下高校档案信息化建设的规划与设计，提出档案信息化建设“深入”“融入”“引入”三条路径，并从政策法规、标准体系、管理体制、资金保障、人才培养的角度提出智慧校园背景下档案信息化建设的保障与支撑对策‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　关键词 智慧校园 档案 信息化

　　随着高校信息化建设的不断推进和高校管理理念的进步，云计算、大数据等新兴互联网技术与高校管理服务的融合逐渐加深，智慧校园就是在这一背景下诞生的[1]80。 智慧校园背景下，高校档案在信息技术、管理制度、工作流程的革新下迎来了新的发展机遇，个性化档案服务、档案内容分析、分布式存储等应用应运而生。 在此背景下的高校档案信息化建设就应突破原有格局，将多样化的档案信息资源作为前提，将档案信息化资源的管理作为核心，进而有效保障安全管理的效率，建立数据管理中心，对互联网、物联网及通信网进行构建，进一步延长和发展高校档案管理的业务领域和服务范围。

　　一、智慧校园背景下高校档案信息化建设的主要支撑技术

　　1.云计算。 云计算具有多重优势。

　　第一，存储规模十分庞大。 传统高校档案管理模式下，纸质档案的存储需要消耗较多的库房空间，同时还要进行防潮、防火、防虫等保障工作。 随着档案信息化建设，电子档案的出现解决了这一问题。 档案馆可以将实体档案进行数字化转化，之后将其同步到云端上，大大节省了存储空间。

　　第二，成本较低，计算机软硬件和网络基础设施的维护和更新每年都要消耗大量的金钱。 而从一所学校的角度来看，智慧校园背景下教职工、学生服务信息平台建设和各项细分服务领域的诞生更使得数据产生量呈几何式增长。 无论是数据分析还是基础设备的采购，都需要预留大量的存储空间，消耗很多的人力物力。 而云计算则可以通过集成化的服务，根据档案业务的需求制定模块化的存储方案，大大降低了管理成本。

　　第三，便于共享。 高校传统的档案信息传递的模式是单向的，而云计算则将信息传递去中心化和分散化，只要通过一定的授权和认证，就能在网络环境下访问自己想要的档案资源，突破了档案利用服务的时空局限。

　　2.物联网。 IBM曾经提出过“智慧地球”的概念，其本质就是将互联网和物联网融合在一起，让虚拟和现实的分界线更加模糊，而物联网更是智慧校园背景下档案信息化建设不可或缺的一部分。

　　从内涵上看，物联网在本质上仍是一种信息交换的过程，只是信息交换的对象变成了“人”和“物”。 从其运行的原理上看，第一步要对目标物体的属性进行标记和识别。 体现在高校档案管理中，就是对档案的位置、数量或是内容进行识别。

　　第二步，要搭建底层的硬件设备与设施为物联功能的实现提供基础，如定位系统、二维码、条形码等等，通过这些识别设备完成对所标记物体的识别，获得其属性，然后就通过相应的转码技术将其传输到数据处理中心进行计算。 如在进行实体档案的展览时，可以通过扫码的形式获取档案的具体资料和详细信息，让师生能够更加全面、立体地获取展品的相关信息，缩短师生与展品间的距离。 又如当档案的位置发生异常变动时，能够通过实时物联网及时获取信息，保障档案的安全。

　　3.大数据。 大数据是档案管理中应用较早的一种技术，它进一步扩大数据分析的范围，将结构化和非结构化的数据统一进行分析，从而获取数据之间的关联，以发现各种数据新的价值。 从其内涵来看，大数据首先要在种类和数据量上都异常庞大，它是在传统数据分析基础上的进一步延伸，其最终呈现出来的效果和价值不取决于技术的先进与否，更多的是由数据库决定的。 信息技术的快速发展不仅催生了很多新的经济领域，同时也对传统行业产生了革命性的颠覆。 当前，数据已经成为全世界公认的重要战略资源，大数据也因其在各行各业的重要作用受到了世界范围内的广泛关注。

　　在智慧档案管理中，大数据的应用也是十分重要的，档案管理部门本身就具备海量的信息资源，可以说天然具备应用大数据的优势。 同时在档案资源的收集、传递等过程中又产生了一系列新的数据，这些数据都存在着价值。 通过大数据对档案资源以及档案管理进行深度分析，有助于档案馆发现馆藏资源的价值，同时也能在一定程度上挖掘不同类型档案之间的关联性，给档案服务的开发和利用提供帮助。 此外，大数据的价值还体现在前端，大数据能够全面分析用户的行为数据，有助于档案馆挖掘用户的需求，制定个性化的服务模式。

　　二、高校档案信息化建设的规划与设计

　　智慧校园背景下档案信息化建设是一项系统性和全局性的工作，主要包括四个层面：即设备层、感知层、数据层、服务层。

　　设备层就是指网络配套、服务器配置、计算机软硬件、存储设备等基础设施。 设备层是开展档案信息化建设的先决条件，缺乏基础的网络设施，那么互联网和物联网都无从谈起。 面向前端的设备应根据高校档案工作的特点和业务需要自主选择。 与普通的档案信息化建设有所不同的是，智慧校园背景下的设备层不是简单地买几台电脑和几款软件，而是要将信息服务的对象和主体有机地连接起来，让设备层提供档案业务创新与发展的网络环境，为云计算、物联网和大数据的应用提供必要的物资支撑。

　　感知层主要发挥的是物联网的作用，其具体的操作是在云档案馆和线下档案馆中布置识别设备，通过传感器、二维码和摄像头来实现对整个档案馆的实时观测，也能够更大程度上收集不同类型的数据和事件。 感知层分布于智慧档案馆的各个角落，贯穿于档案管理的每个环节，其目的是为了保证各项数据的安全稳定传输。 高校档案工作本身就属于数据密集环境，而智慧校园则更突出了这一特点。 高校档案信息化建设中，为了实时获取档案管理、服务和流转中的各项数据，我们通常会将识别设备安置在各个角落，因此档案馆每时每刻都在产生和收集大量的数据，这就需要数据层对这些海量数据进行深度分析。

　　数据层是感知层和服务层的有机连接，它是感知层的目的，同时又是服务层的基础，只有通过客观的数据分析，才能够获取真实的数据价值，为服务层的运作提供数据参考[2]5。

　　服务层是档案信息化建设的最终目的，无论是哪个工作环节，其最终都是为服务层服务的，它直接面向用户，为使用者提供相应的服务。 考虑到档案保密性的特点，高校档案服务一直以来都较为闭塞，不为人所知。 但随着移动互联网的发展，这一现象被逐渐打破。 在现代社会，通过移动终端来查看自己想要的档案信息已成为档案服务的必然趋势，正因为如此，档案信息化建设也显得尤为重要‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　三、智慧校园背景下高校档案信息化建设路径

　　智慧校园背景下高校档案信息化建设要坚持“深入、融入、引入”的思路，即要将档案信息化建设融入档案管理工作的深处，有效解决当前困扰高校档案管理工作的问题，在这一过程中不断融入智慧校园，让档案信息化建设从理念、技术、实效等方面实现既定的目标。

　　“深入”是指现代档案管理体制下档案管理工作发展的必然趋势就是数字化、信息化、智慧化，这既是高校发展的需要，也是档案管理工作能够持续提升的必然要求[3]。 对此，高校应在档案信息化的基础上进行统筹和规划。 从技术的角度上来看，要充分研究物联网、云计算和大数据在档案管理中的应用，从高校管理、师生和社会的实际需求出发，结合档案的具体工作情况。

　　推动先进技术在档案管理中的有效落实，进而使得智慧类型的档案馆在构建过程中可以向系统发展，形成一个集成化的资源，使得档案在收集和管理以及利用过程中向高度智慧化方向发展。 建设数据化的资源时，不但需要对数字化的档案资源进行活化，还要注重档案价值的深度挖掘，通过深度的内容分析让档案发挥新的价值。 第二就是要推动档案资源的共享，让不同的使用主体和不同类型的档案能够在一个共有的平台中互联互通，促进档案资源利用的最大化，切实帮助智慧档案馆的建设。

　　“融入”就是要求高校档案信息化建设融入智慧校园建设中。 当前，我国各大高校都在稳步推进智慧校园工作，搭建信息服务平台。 无论是在资金政策还是技术保障方面，智慧校园建设都得到了社会各界的大力支持。 智慧校园最终的目的是提高高校的运转效率，提高师生和社会公众的获得感、幸福感，是高校管理内涵式发展的重要举措。 当前，高校档案管理与利用也呈现出多元化、社会化趋势，信息服务的领域和对象逐渐扩大。

　　因此，高校档案信息化建设要融入智慧校园建设，主要体现在两个方面：一是档案信息化建设本身就是智慧校园建设的环节之一，借助智慧校园的各项便利加速智慧档案馆建设，同时还可获得相应的资金和政策红利; 另一方面是要将档案管理、服务与共享平台系统融入智慧校园系统中，如在校园信息门户、自主传播平台中切入智慧档案馆的接口和功能，进一步扩大高校档案的服务对象[4]62。

　　同时，档案信息化建设要融入智慧校园的基础设施建构中，档案信息化建设一方面借助智慧校园的便利，借用其基础网络设施和物联网识别设备，另一方面也要将自有的基础设施共享给智慧校园，将有限的资源最大化利用，也能让档案信息化建设成为一项常态化的工作。

　　从广义的角度上来看，基础设施建设是为了实现相应的功能而在档案馆及相关的部门布置基础设施，如库房建设、机房建设、服务器建设、数据库建设、电网、基站等等。 而从狭义的角度上来看，智慧档案馆基础设施的建设主要针对档案用户的具体需求，根据用户的具体需求来进行网络设施和基础设施的搭建。 高校档案信息化建设所探讨的基础设施建设指狭义方面的，在信息网络设施方面包括广播网、互联网、电视网。 信息共享基础设施包括云计算平台、智慧档案管理系统、档案信息安全平台等等。

　　“引入”。 当前，档案信息化在高校的发展已较为成熟，但从整个档案管理的历史来看，档案信息化建设仍是较为新兴的事物，各地高校虽然大多已经完成档案资源数字化、档案传输网络化，但在多元业务应用和档案服务与利用的开发方面还缺乏经验。 在这方面，国外的档案界也是如此。

　　对此，国内高校档案界应积极探索，创新数字档案管理方式、管理理念，主动与其他档案管理部门交流沟通，学习对方的先进经验和理论，推动档案信息化建设的持续健康发展。 在理论方面，要加强智慧校园和智慧档案馆基础理论以及相关学科的学习，逐渐完善档案信息化建设的理论支撑; 而在实践层面，档案信息化建设要充分汲取和借鉴智慧校园、智慧城市建设其他模块的先进经验，借助智慧校园的便利，获取师生的档案需求，以需求为指引、技术为保障开发出满足师生、满足大众的档案应用。

　　四、智慧校园背景下高校档案信息化建设的保障与支撑

　　1.政策法规。 当前，我国智慧档案建设还缺乏国家层面的政策法规，仅有部分地区在档案工作会议或者讲话中对智慧档案建设有所提及，但总的来说还缺乏较为权威的政策法规。 因此，首先应在领导层面予以高度重视，通过完善的顶层设计推动智慧档案的落地执行。

　　从国家的层面来看，国家档案局应发挥牵头作用，为智慧档案建设制定具体化的政策规定，内容不仅要有基础的档案管理和档案馆建设，还要进一步扩展，涵盖智慧档案馆建设的方方面面，如技术政策、信息标准、通信标准、安全体系等等。 从高校的层面来看，就是要在智慧校园建设中纳入智慧档案建设，以国家层面的政策规定为指引，结合本校的档案工作现状，制定完善的智慧档案信息化建设规划。

　　2.标准体系。 档案信息化建设涉及多个部门，同时也与智慧校园建设深度融合。 作为信息服务的一种方式，是否具有严格的标准体系是决定其服务水平和服务内容的关键因素。 对此，高校应一方面对照智慧校园建设的标准体系制定与本单位业务密切相关的档案信息化建设标准体系，实现信息数据的标准化和规范化管理，提高信息流通的效率。 另一方面，也可开展试点工作，通过小范围的试点发现标准体系存在的问题，为今后的普及打下良好的基础。 此外，高校还应注重与国际档案界的交流，在档案信息化建设中建立与国际接轨的标准体系。

　　3.管理体制。 在档案信息化建设中，涉及大量部门的数据并轨问题，由此而产生的不同的管理风格也在一定程度上影响了其融入智慧校园的进程。 从整体的发展态势上来看，高校档案信息化建设还存在着发展不平衡的情况。 对此，应在智慧校园的模块下，推动档案资源的规范化与标准化，在档案的时间、格式、大小、范围、内容上进行细化分类。 同时，平衡信息化建设的投入配比，保证内部各个部门的相对平衡。

　　此外，推动各部门信息收集标准的统一，进而提高信息共享和流通的效率。 通过制度进一步明确各个管理部门在档案信息化建设中的职责，形成分工明确、合作有据的良好局面。 针对外部不平衡的问题，应由省级以上的档案管理部门牵头，主动协调建立档案共享平台，积极承担档案信息化建设的职责与任务，为我国档案事业的发展提供强有力的信息支持。

　　4资金保障。 高校应更重视档案信息化的资金投入，并将资金融入制度方面。 此外，还要进一步拓宽资金来源。 我国对于档案信息化建设的资金投入的主体还是政府。 对此可以借鉴国外的先进经验，鼓励校友、校办企业和合作企业投资，共享建设成果，保障档案信息化建设持续进行。 另一方面，除了对建设方面的投入外，还有对人才培训方面的资金投入。

　　5.人才培育。 人才是档案信息化建设的创新之源。 智慧校园背景下高校档案管理人才的培养要加强工作人员的自我发展意识，只有自己重视自身的专业发展，才能在处理问题的过程中充满积极性，智慧档案馆建设工作才能更顺利‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 首先，树立良好的职业观及发展观，让档案工作者全面了解自己、认识自己，发现自己的不足，并从中找出完善自身的方法，积累各方面知识，加深对自己职业的热爱程度; 其次，加强管理人员的职业使命感和责任心，增强管理人员对本职工作的兴趣，在工作岗位感受到成就感，从而完成自我实现的需求。 此外，还可以结合资金保障，建立完善的激励制度，提高档案管理人员的工作积极性。

　　参考文献：

　　[1]李淑华.基于智慧校园建设下的高校档案管理机制研究[J].档案管理，2020(2)：80-81.

　　[2]冼玉华.高校档案信息化建设的思考[J].兰台内外，2020(7)：5-6.

　　[3]刘迁. 智慧城市视域下智慧档案馆建设研究[D].苏州：苏州大学，2016.

　　[4]张曙光.全媒体视阈下档案馆社会功能提升研究[J].兰台世界，2015(2)：62-63.

　　★作者简介：方小丽，海南医学院计财处科员，大学本科， 研究方向为高校会计档案管理。