工程项目管理中如何加强文档管理

　　下面文章首先阐述了工程项目管理中文档管理的重要性，在工程项目管理中，文档管理有着重要的作用，这也是工程项目管理的难点，在工程项目管理中需要强化文档管理，从而来实现工程项目文档应用率的提升，文章中也提出了工程项目管理中文档管理的相关措施。

　　关键词：工程项目,文档管理,重要性,管理措施

　　工程项目文档管理指的是搜集与管理文档(技术指标、进度规划、合同、项目要求、开工报告等)的过程。作为工程项目的文档属于非常珍贵的财富，其凝聚了工程项目整个过程的智慧。因此，怎样管理好工程项目文档，充分地体现其功能，这是建设单位需要研究的一个重要问题。

　　1工程项目管理中文档管理的重要性

　　可以说，工程项目的信息是工程项目的血液。工程项目的团队在交流信息的时候，因为存在差异性的立场、地位、知识构造等，所以会存在思想认识上的不同之处，进而导致最终方案存在差异性。结合一个书面性质的文档能够结合所有人的认识，从而使一些交流障碍减少。并且，清晰的文档也能够实现参与者思维空间的拓展。为了实现理想的交流沟通效果，要求在工程项目的开展中传播与应用多样性与形式化的文档。与此同时，这一系列的文档不但对本工程项目体现价值，而且还可能变成企业以后开展项目的宝贵财富。

　　工程项目的文档管理非常重要。基于时间的变动，不少工程项目会出现人员的改变，即使人员不会出现改变，人的思维习惯也会逐步地出现改变，编写和策划工程项目文档工作者可能忘记了之前的目标与思维模式。倘若缺少健全的文档管理机制，那么遗忘某个工程项目的内容，或者是丢失工程项目的信息会严重地威胁到工程项目的深入开展。再者，倘若缺少了有效的文档管理，那么在增加工程项目文档工作量的同时也难以体现其具备的价值与意义。工程项目文档的编制较为复杂与繁琐，人们青睐于口头上的沟通，感觉应用项目文档之后原先几句话的事情显得十分复杂化。

　　像是要求的格式比较多，以及要求相关工作者的批准与审核等。倘若缺少了完善的文档管理系统，人们发现编制之后的文档缺少较高的实用性，常常无从找到切实要求的文档，以及面临不一致的文档说法等问题。为此，实现文档管理的标准化显得非常关键。为此，实现文档管理的标准化、系统化至关重要。除此之外，高效性的工程项目文档管理常常意味着工程项目的成功，这跟工程项目的大小却毫无关联。有效的工程项目文档更改程序以及管理制度非常有益于降低未经授权的工程项目进度、规模、范围的变更率。

　　2工程项目管理中的文档管理措施

　　2.1健全工程项目文档管理的组织机构

　　文档管理少不了相应的组织机构。在开展项目的初期，需要设计单独的文档管理室，以此充当工程项目搜集、传递、管理文件信息的中心。并且，设置专门的文档管理人员对项目部各个级别的一系列文件进行管理。文档管理工作者需要明确合同标准中对文档管理的实际需要，明确向工程师报送文件的标准等，且对一系列文件的模板与信函予以确立。一系列的职能部门需要设置专门的文档管理工作者，从而动态化、不间断地管理采购部的采购合同文件、技术部的一系列技术资料、合同部的有关索赔文件、施工部的一系列施工记录等等。

　　除此之外，需要在工程项目的整个过程中渗透准确、及时、完整的观念。并且，需要在开展项目的初期培训文档管理工作者，且在工程项目的开展过程中结合实际要求加强培训。

　　2.2完善工程项目的文档管理制度系统

　　搞好工程项目文档管理的基础保障是完善文档管理制度。为了有序地管理工程建设各个时期的文档信息，确保图纸、归档信息等的规范性、准确性、完善性，建设单位在建设项目的开始阶段就需要根据我国文档管理的相应要求以及建设的实际现状，制定有效的文档管理制度。并且，在工程文档形成中监理单位、招投标代理机构、设计勘察单位、施工单位、建设单位的文档工作者和管理工作者需要担负的责任，以及搜集与整理文档信息，并且予以规范，确保工程的初期跟文档管理工作同时进行。完善的先期文件非常关键，其在确保建设单位正当利益上具备关键的凭据与根据功能。

　　2.3提高工程项目文档管理工作者的素质

　　文档管理工作者的素质涵盖服务能力、服务质量、服务观念等。首先，文档管理工作者应增强服务观念，明确文档管理工作的价值与意义，不断提升自身的服务能力与服务质量，懂得通过现代化的科学设备与技术以及先进管理方式有效地服务于文档管理工作。与此同时，文档管理工作者应转变思想，实时地更新观念，增强认知，积极主动地学习与掌握相关的法规知识，且在工作过程中懂得灵活地应用。

　　除此之外，文档管理工作者还应具备非常强的责任意识，严格把好文档的质量关。而对于工程项目的建设单位来讲，需要结合实际现状，定期地培训文档管理工作者的业务知识，以使整个的工程项目管理队伍都高度关注文档管理工作，以及明确工程项目文档的保管标准、整理要求、归档范围、管理组织等等。

　　3结语

　　综上所述，工程项目建设中的文档管理工作非常艰巨，是一项长期性的工程。我们应立足于工程项目文档管理工作的重要性，激起各级人员的广泛关注，健全工程项目文档管理的组织机构、完善工程项目的文档管理制度系统、提高工程项目文档管理工作者的素质。与此同时，注重创新和总结，懂得学习其它单位的先进做法与经验，从而尤为合理地管理工程项目的文档，使其高效服务于工程项目的生产、管理、科研工作。

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　　关键词：工程管理,创新,问题