论文发表版面费汇款凭证，很多人忽视的重要证明

　　一些国内期刊以及国际期刊发表论文都是要作者支付版面费的，高校和单位对版面费有资助，作者提供凭证可以报销，论文发表版面费汇款凭证是很重要的，各位作者一定要提前留好证明，还要了解单位的具体报销规定。

　　第一、广州华商职业学院对版面费报销的规定

　　(一)报销范围

　　1、发表论文有具体项目依托，且论文内容与项目相符。

　　2、仅报销署名为“广州华商职业学院”第一作者或者通讯作者，在公开、合法学术刊物上发表的学术论文。

　　(二)报销要求及程序

　　论文版面费资助按发票金额以报销方式进行资助。版面费由作者先行垫付，待文章正式刊登后再办理报销手续。

　　(三)论文版面费发票要求(具体凭证)

　　1、开票内容一般为“现代服务版面费”、“现代服务出版服务费”、“现代服务编审费”、“现代服务论文发表费”、“现代服务审稿费”等属于出版服务费、版面费、编审费等的内容。

　　2、开票内容如为“翻译费”、“润色费”、“修改费”、“广告发布费”、“咨询费”等均不予报销。相关知识阅读：英文期刊版面费贵如何申请版面费减免

　　3、论文发票开具单位与期刊单位不相符，需提供相关说明及付款凭证。具体要求如下。

　　(1)期刊与论文发票不相符的，报销时需要提供期刊出版社与发票开具单位的“合作说明”或者“委托说明”。

　　(2)外文刊物须提供国外刊物期刊或委托机构的付款凭证。

　　(四)报销材料要求及流程

　　1、作者凭论文检索证明页面、论文复印件(如跨年可凭录用通知单)、经费报销单、教科研课题(项目)经费使用登记卡、论文版面费发票、开票单位与期刊单位合作或委托说明(如有)、付款凭证(外文)等相关材料进行报销。

　　2、作者提交材料由各二级教学单位负责人初审，负责对项目与论文对应性、合理性进行审核，财务资产部对报销票据进行审核，最后由分管二级教学单位的校领导审批。

　　第二、锦州医科大学对版面费报销的规定

　　对我校教职员工发表的三类以上学术论文且第一作者及通讯作者署名单位均为“锦州医科大学”，学校给予报销版面费，具体要求如下：

　　一、请符合报销条件的教职员工下载《锦州医科大学教职员工发表论文报销版面费声明》，认真填写并请相关人员签字，连同版面费发票(或国外汇款凭证，根据当日汇率计算出人民币金额)和原始实验数据等证明材料一并上交所在二级学院，并务必在发票或转账凭证背面用铅笔写明姓名、学院、联系电话。

　　二、为杜绝学术不端行为，各二级学院需根据拟申请报销论文的原始实验数据等证明材料对论文进行审核，并将原始实验数据等证明材料留存。同时，已发表的SCI收录论文PDF电子版需二级学院做好留存。

　　三、由各二级学院统计、审核符合报销条件的学术论文，并将个人填写的《锦州医科大学教职员工发表论文报销版面费声明》、发票、英文期刊转账凭证、转账当日汇率凭证(如没有请自行上网查询并将复印件上交科技处)、RECEIPT、INVOICE、检索报告、用稿通知等所有材料都准备好，并且及时提交。

　　四、发票付款单位“锦州医科大学”，发票开具项目一律要求注明“版面费”字样;审稿费等其他费用不属于报销范围。发表被SCI、EI等收录的论文需同时提供检索证明复印件;未按照要求办理者，学校有权不予办理。

　　五、各部门统计的论文及证明材料一律按照SCI等英文论文排在前、中文论文在后，按照序号依次排序。各部门要结合通知要求，对版面费报销材料进行审核，包括打卡人工号、论文类别(SCI核对检索报告、中文期刊按照附件中学术期刊分类目录进行核对)、SCI论文版面费汇款(当日汇率)、版面费金额(国际间汇款需计算出人民币金额)、可报销金额、发票号码，审核需经本人签字、审核人签字、部门负责人签字。

　　六、注意事项：

　　(一)统一要求

　　1.务必在发票或转账凭证背面用铅笔写明姓名、学院、联系电话。

　　2.《锦州医科大学教职工发表论文报销版面费声明》不允许涂抹修改，有涂抹修改的一律返回重新填报。

　　3.审稿费、手续费等不属于报销范围，如发票金额含审稿费、手续费等其他费用，需减去其他费用，仅将版面费金额填表，否则不予报销。

　　4.可报销金额不得超过版面费报销标准限额(认真核对通知内第六项要求)。

　　5.佐证材料包括论文纸质版复印件。

　　6.如出现第一作者(学生)、通讯作者(导师)不在一个学院的情况，由通讯作者(导师)所在学院填写声明、盖章并提交统计表。

　　(二)国外期刊

　　1.国外期刊上发表的论文必须提供期刊的INVOICE和银行汇款凭证，二者不全不予报销。

　　2.SCI、EI等收录的论文需同时提供检索证明复印件，无检索证明不予报销。

　　3.如涉及外汇，需同时提供转账当日汇率凭证(如没有请自行上网查询并将复印件上交科技处)，不提供不予报销。

　　(三)中文期刊

　　1.中文期刊论文必须提供正式发票、用稿通知，二者不全不予报销。

　　2.发票金额必须与用稿通知里版面费金额一致，不一致不予报销。

　　3.杂志社无开发票能力，委托第三方开具发票的，需提供授权证明。授权证明上要有第三方公司及杂志社公章，两个公章不全的，不予报销。

　　(四)单位署名

　　只有第一作者和通讯作者单位署名均为锦州医科大学的学术论文，方可报销版面费。不含三所附属医院(第一作者或通讯作者有一方或双方署名单位为附属医院，学校不予报销版面费)。

　　(五)四、五类学术论文不报销版面费。

　　(六)各二级单位科研管理部门要按照要求对统计材料严格审核，包括打卡人工号、论文类别(SCI核对检索报告、中文期刊按照附件中学术期刊分类目录进行核对)、SCI论文版面费汇款(当日汇率)、版面费金额(国际间汇款需计算出人民币金额)、可报销金额、发票号码等。统计表需教职工本人、审核人、部门负责人签字，材料不全或错误的，一律不予报销。

　　(七)报销版面费的教职员工需将发票、汇款凭证、当日汇率证明、检索证明、用稿通知等所有材料装订在一起，各单位科研部门需按照统计表序号对证明材料进行编号(材料编号必须与统计表编号一致)。

　　(八)因填报错误造成的误报、错报、无法报销等后果，由申报者、部门审核人、部门负责人承担。

　　可见单位对论文发表版面费报销要求严格，尤其是汇款凭证项目，作者在支付版面费时一定要按照单位的要求留好发票证据，转账证明，任何一项不符合要求都可能导致难以报销，而且一定要真实有效，不要弄虚作假。