近二十年来我国电子档案研究主题的分析

　　摘 要：为了揭示我国电子档案研究的主题分布，从电子档案管理流程视角切入，以电子档案相关研究文献为数据来源，对电子档案管理的信息技术环境、电子文件的归档管理、电子档案的管理与处置和电子档案的利用等 四个研究主题进行了分析。结果发现，研究较多关注文件和档案管理系统功能设计、新型电子文件的归档可行性、 单套制归档、存储、备份和关联利用的问题，但其基础设施、编目、著录、鉴定与销毁等研究问题受关注较少，同时， 知识图谱等新兴技术在电子档案中的应用以及资源的社会化开发、交互推送服务等新型开发利用模式成为研究的新热点。

　　关键词：电子档案;管理流程;电子文件;研究主题

　　0 引言

　　进入 21 世纪后，我国档案信息化建设正式开展，特别是 2002 年国家档案局发布的《全国档案信息 化实施纲要》将档案信息化纳入了国家信息化建设的格局。至今二十年来，档案信息化建设一直是档案 学研究的重点，而作为其核心的电子档案相关研究是最大的热点之一。但本文经过初步的文献调研，发 现我国对“电子档案”的研究有相当一部分“隐匿”于“电子文件”的身后，尤其是 2002 年的《电子 文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)颁布之后，学界掀起了对“电子文件”研究的热潮，相比 之下，“电子档案”在学界并没有得到足够多的关注。

　　档案论文范例：事业单位档案管理创新实践分析

　　而从 2014 年开始，业界对“电子档案”的关注 度逐渐升高，比如《电子档案管理基本术语》(DA/T 58—2014)(以下简称《术语》)和《电子文件 归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894—2016)(以下简称《规范》)，特别是 2021 年实施的新《档 案法》第五章“档案信息化建设”首次以法律条文的形式确认了电子档案的法律效力，并对电子档案的 合法要件做出了明确规定 [1]。种种政策法规标准都传递出了一个信息：档案界已经进入电子档案管理的 时代，因此有必要对电子档案管理的已有研究进行一定的关注。 回顾已有的研究，较有代表性的有：文献 [2] 指出近五年电子文件的研究热点主要集中在电子文件的 单轨制和单套制、电子文件的管理模式、电子文件的长期保存这三个方面。有文献 [3] 通过关键词聚类归 纳出电子文件元数据、电子档案、计算机外围设备、档案学会、技术档案、大数据、档案法、档案信息 化建设、管理这九大研究主题，还有文献 [4] 通过关键词归纳出了电子文件管理研究的 4 个特征，也有文 献 [5] 归纳分析了 1979—2020 年三个时间阶段的研究主题。

　　文献 [6] 通过文献关键词词频与共现分析，归 纳出档案管理、电子文件和电子档案等主要研究方向，以及电子档案、档案事务、档案信息化、文件、 档案机构和档案人等研究主题。 在上述研究中，本文发现：研究的主题分类方法主要停留在关键词的聚类分析上，没有对具体主题 展开分析，且研究主题的划分也存在一定的交叉。基于此，本文拟从电子档案管理流程的视角切入，对2000—2020 年我国电子档案相关文献的研究主题进行再次梳理与分析，以揭示电子档案研究的主题分布 与主要方向，以期为档案界后期的相关研究提供一定的帮助。

　　1 研究过程

　　1.1 概念限定

　　针对现有研究，本文认为有必要先明晰电子档案的概念。我们在对相关研究进行进一步解读后发现， 有些文章虽以“电子文件”为标题，但实际上其主要研究的是电子文件归档后的电子档案管理活动。由 此可知，当前档案界依然存在对“电子档案”与“电子文件”二者定位与关系认知不清晰的现象。早在 2010 年，文献 [7] 就指出了电子文件与电子档案概念使用混淆的现象及其背后的本质原因，很大一部分 原因是来自对国外文献的翻译错误，即大多文献将“Record”错译为“文件”，而不是其真正指代的“档 案”，因此生出了诸多误会，这也在一定程度上助长了档案界对“电子文件”的研究热度。

　　对于“电子文件”，我们可以从两个角度理解 [8]：一是大电子文件概念，即涵盖整个电子文件生命 周期，从电子文件形成、办理到归档、移交再到最后长期保存和利用;另一个是小电子文件概念，即在 形成和办理阶段称之为“电子文件”，在归档以后就叫“电子档案”，档案室阶段和移交档案馆长期保 存处理阶段都称之为“电子档案”。根据《术语》，电子档案指“具有凭证、查考和保存价值并归档保 存的电子文件”。而电子文件指“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通 过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录”。

　　因此，要研究电子档案，无法绕过“电子文件”。为了避免混淆并回应电子档案管理时代的到来， 本文所指电子文件为小电子文件概念。从工作流程上来看，电子档案是由电子文件及其相关信息经过归 档形成的，可以将电子文件和电子档案看作是前身和后世的关系。从责任主体上看，电子文件由电子文 件形成或办理部门归档成为电子档案后，就由档案部门负责其后续的管理工作，而保管期限为永久的电 子档案及其元数据自形成之日起 5 年内还应向同级的国家综合档案馆移交。

　　1.2 研究框架

　　已有研究大多是基于关键词，通过关键词聚类等计量方法归纳出研究主题，但其研究结果并没有和 电子档案的实践工作相结合，本文认为理论研究也应该建立在实践工作的基础上，因此本文选择从电子 档案工作流程的视角切入，将文献探讨的具体问题与各个管理环节相对应，将理论与实践进行更好的结 合。而《规范》可以为本文的研究视角提供一个基础参照，因其规定了在公务活动中产生的，具有保存 价值的电子文件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。

　　其中，其将电子档案 的管理流程分为业务系统与电子档案管理系统、电子文件归档范围、电子文件的收集与整理、电子文件 归档与电子档案编目、电子档案的管理、电子档案的处置等六大环节。本文在此基础上，将第一个环节 调整为“电子档案的信息技术环境”，并主要关注电子文件归档系统、电子档案管理系统和档案信息化 基础设施等相关内容，再将其二、三、四环节合并为“电子文件的归档管理”，但其中“电子文件的收 集与整理”指的是电子档案前端的小电子文件管理活动，不属于本文的重点讨论范围，又将第五、六环 节合并为“电子档案的管理与处置”，此外，为了更好地体现档案工作的最终目的——为社会提供利用 这一特性，本文将第五环节中的“电子档案的利用”独立出来成为本文研究的重点环节之一，主要涉及 电子档案的整合与开发、服务与利用等内容。至此，本文形成了电子档案管理的信息技术环境、电子文 件的归档管理、电子档案的管理与处置和电子档案的利用这四大研究主题。

　　2 主题分析

　　2.1 基础概念和信息技术环境

　　电子档案的概念应该是每个档案工作者都要首先明晰的内容，因此本文将本来被归在其他类的关于 电子档案相关基础概念的文献提到首位论述。

　　2.1.1 基础概念 由于我国档案信息化进程晚于发达国家，在起步阶段对发达国家相关成果的翻译和介绍给档案界的 概念使用带来了很大的影响，很长一段时期以来，档案界偏向以“大文件观”的视角来探讨实为档案工 作者的工作内容。关于电子档案和电子文件之间的概念区分，蔡学美 [9] 指出，电子档案是由电子文件经 过归档环节而来的，电子档案的电子形式是原生的，来源于电子文件。二者是信息化条件下文件档案生 命周期的两个阶段，电子文件是前端，电子档案是后端。而数字档案是数字档案馆馆藏数字资源的总称。

　　所包含的概念大于电子档案，因其除了电子档案，还包括纸质等传统载体转换生成的数字化档案等。不过， 早在我国电子文件和电子档案研究刚起步不久的 2000 年，就有文献 [10] 提醒到，不论是电子文件还是电子档案，不能过分强调其形式，其本质都是文件或档案，“电子文件”或“电子档案”也会像“机读档案” 一样，只是一个过渡性的词汇，最终仍要回到文件或档案这样一些基本概念上来。除此之外，还有文献 [11] 在对新《档案法》中电子档案的“要素合规”作了详细解读的基础上，把电子档案要素内容概括为背景 要素、案卷要素、形成要素、管理要素和效力要素等。

　　3 结语

　　根据前文的研究发现，相关的研究内容越来越广泛和丰富，“电子档案管理的信息技术环境”这一 主题中的文献较多关注文件和档案管理系统功能设计方面的问题，而对档案信息化基础设施相关问题鲜 少涉及;在“电子文件的归档管理”主题下，受到关注较多的是网络信息资源这一类新型电子文件的归 档必要性、可行性等问题以及单、双套制归档问题，电子档案的编目与著录问题鲜少受到关注;在“电 子档案的管理与处置”主题下，受到关注最多的是电子档案的存储和备份问题，较少文献涉及电子档案 的鉴定与销毁问题;在“电子档案的利用”主题下，关联利用的研究具有较为持久的热度。 从纵向的时间阶段上来看，我国电子档案的早期研究主要是从大文件观的视角对电子文件的管理系 统、归档管理等相关问题进行探讨，而后期随着“电子档案”与“电子文件”相关概念在档案工作中逐 渐明确，特别是《术语》确立了电子档案在我国档案工作中的重要地位之后，直接以“电子档案”为研 究对象的文献逐渐增多。

　　而近五年来，区块链 [24]、知识图谱 [32] 等新兴技术在电子档案中的应用以及资 源的社会化开发 [36]、交互推送服务 [37] 等新型开发利用模式成为研究的新热点，这表明了学科交叉与融 合的程度逐渐加深。 另外，在上述研究过程中，本文还发现其中面向实施的实践研究主要为对国外电子档案管理实践的 介绍和分析，对国内实践的研究还有待拓展。需要指出的是，由于本文的样本量较窄，研究文献仅限于 少数期刊，必然有一定的局限性，在研究路线上还有待改进，比如可考虑将样本量扩大到所有核心期刊， 并结合文献定量分析方法，对电子档案的研究主题进行更全面的分析，期待有更多学者来进行完善，描 绘出更全面的我国电子档案研究图景。

　　作者：许臻 颜祥林