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浙江档案新时期企业档案管理

时间:2015年12月04日 所属分类:推荐论文 点击次数:

浙江档案新时期企业档案管理 推荐本站点击率最高的期刊: 《 浙江档案 》 是经中共浙江省委宣传部批准由浙江省档案局、浙江省档案学会主办的国内外公开发行刊物。国内刊号CN:33-1055/G2,国际刊号ISSN:1006-4176。《浙江档案》是全国档案学、档案事业核心

  浙江档案新时期企业档案管理 推荐本站点击率最高的期刊:浙江档案是经中共浙江省委宣传部批准由浙江省档案局、浙江省档案学会主办的国内外公开发行刊物。国内刊号CN:33-1055/G2,国际刊号ISSN:1006-4176。《浙江档案》是全国档案学、档案事业核心期刊,发行量在全国省级档案专业刊物中长期居第一、二位,稳定在20000份左右。近年来,本刊在国际上影响日益加大,通过中国国际图书贸易总公司和中国出版外贸总代理,对外发行量不断增加。

  摘 要:在新的历史形势下,要使企业档案工作走向科学的、规范的道路,就必须逐步完善档案管理工作,并不断完善必要的软硬件设施,培养档案管理工作者责任感和使命感,提高档案工作者的综合素质,这是提高企业档案工作质量和效率的必要条件。

  关键词:浙江档案,新形势,企业档案

  企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和,它原始地记录了一个企业的发展过程,对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分,我们必须充分认识做好企业档案工作的重要意义,认真做好企业档案工作,为企业发展服务。随着生产力的发展,新兴科学不断出现,知识更新周期缩短,企业对信息需求也越来越强烈。企业档案室的服务内容和范围不断扩大、深化,尤其是信息技术在档案室的应用,使得衡量档案室的水平不再以馆藏量的多少为标准,而是看其以最便捷的服务手段、最大限度地满足利用者需求为最佳标准。

  一、提高软硬件水平

  1.配备必要的计算机和网络硬件设施,构建局域网或连入外部网络

  计算机和网络设施是实现数字档案资源采集、管理、长久保存和共享利用的前提,是实现数字档案室各项功能的硬件保障,应根据基层单位的实际需要和财力投入,本着经济适用、适当超前的原则,配备必要的信息化硬件设施,包括计算机终端和打印机、数字化扫描设备、光盘刻录机、网络服务器、数码相机、数码摄像机、路由器等网络连接设备等等。档案数据量较大、对安全性要求较高的基层单位,可考虑配置其他离线或在线存储设备,如磁带库、光盘塔或采用 SAN 等存储构架的其他海量存储设备。

  2.构建数字档案室的软件平台

  在信息化环境下,软件系统已代替档案管理人员成为新的档案管理模式的核心,档案信 息的采集、管理、利用等各个环节都离不开软件平台的支持,特别是对于已开展电子文件的归档和管理的基层单位,必须配备与电子文件一体化管理需求相适应的数字档案室软件平台。但数字档案室软件平台的构建是一项系统工程,涉及标准规范建设、业务功能需求分析、软件平台设计、开发和测试等大量工作,很难由一个基层单位直接研发。

  二、实行人本化的管理管理模式是对管理观念及管理方式的通用性和规律性的概括。

  档案馆(室)传统的管理模式是物本管理,也就是以物为本的管理,在管理过程中,以档案材料等实物为主要管理对象,是围绕档案馆(室)馆藏而开展工作的。所谓人本管理就是以人为本的管理,在档案室管理中把利用者和档案工作者视为管理的主要对象和最重要的资源,是围绕人的行为和需求进行管理的模式。在管理中,要充分考虑利用者的需求,考虑本馆(室)工作人员的素质 水平、工作能力和各种需求等情况,运用各种激励手段充分调动人的积极性,挖掘人的潜能,从而使档案室的活力不断增强。

  1.以档案用户为中心,积极开各种深层次的档案信息服务

  企业的需要,是企业档案存在的前提,企业是一个以赢利为目的的社会组织,企业的一切工作都必须以生产经营为中心,档案工作也必须服务于企业生产经营。正确认识自身的价值和位置,坚持服务宗旨,在服务中求生存,在提高服务质量中求发展。最大限度地满足企业的利用需求,尽可能多参与生产经营活动,使企业员工认识档案的价值,感到档案是企业生产经营活动的重要组成部分。利用者的需求是企业档案室组织一切工作的源头,档案室能否吸引利用者是衡量其工作优劣的主要标准。

  2.尊重档案人员的发展机会

  企业应更多的为员工的个人发展提供机会,让档案工作者安心本职工。给档案工作者有升迁、升职的机会,在配合相适应的档案教育培训计划,让档案工作者认识到只有安心本职工作、爱岗敬业,才能够有发展的机会。同时,在给予精神和物质上的奖励,来激发档案工作者对档案工作的热情和积极性。

  三、提高档案管理人员的素质

  信息管理和服务的知识性,要求企业档案部门专业人员必须具备较高的计算机和网络技术的应用能力、外语水平以及对信息研究能力。档案工作人员在提供档案利用工作时应该努力做到如下几点:

  1.树立明确的服务观点,端正档案利用工作的指导思想

  档案馆、室工作人员都要明确认识档案部门是提供档案充分发挥其作用的职能部门。档案管理人员肩负这样的重任,一定要坚持党性原则,树立正确的服务观点,积极主动提供档案为社会主义建设服务。

  2.寻求最佳利用手段,千方百计地发挥档案的作用

  要多渠道、多层次、多形式地为社会各方面提供档案信息。根据社会需要,尽力扩大服务领域,改变服务方式,开展档案情报交流,馆际协作等等。

  3.加强调查研究,掌握利用规律

  档案是一种价值无量的信息资源,要开发利用这种资源,必须从研究利用效果出发,研究档案的利用价值和影响档案利用的诸因素,以便获得最佳利用效果。档案管理人员必须具有管理素质,既懂得档案管理知识,又懂得有关专业知识,了解馆(室)藏档案资料内容,掌握各种档案资料的应用范围,只有知己知彼既才能够提高服务质量,才能做好提供利用工作。

  四、实现档案管理的信息化

  计算机技术在企业事业单位档案管理中应用越来越广泛,对提高档案管理现代化水平起着越来越重要的作用。计算机的功能很多,在企业事业单位档案管理中主要应用于以下五个方面:

  1.利用计算机技术进行档案的归档、整理、编目

  按照档案著录的格式将档案目录或全文存储在计算机磁盘、光盘中,充分利用计算机一次输入、多次输出的功能,进行档案的自动整理、编目等,节约手工劳动,提高效率。

  2.利用计算机技术进行档案索引、文摘、专题资料的编制

  根据档案用户的需要自行选择有关专题、利用计算机编制、打印档案的各种索引、专题 资料、文摘等。

  3.利用计算机技术进行档案的流通管理

  通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来,实现档案流通全过程自动化管理。

  4.利用计算机技术进行档案检索

  充分发挥计算机强大的数据处理功能,为档案利用者提供方便、快捷的检索服务,及时满足利用者的要求。

  5.联机检索档案

  利用计算机网络,进行不同单位、地域之间档案的联机检索,实现档案信息资源共享。

  五、科学管理做好档案保管工作

  1.丰富室藏

  伴随企业改革与发展进程,不断增加扩充新型档案,是满足企业利用的需要。随着企业改革深化和经营规模的扩大,其具有重要的保存利用价值。这些文档不仅内容新、内涵丰富,而且种类不一,形式多样,既有纸质文件也有电子文件,既有文字材料也有声像材料。经系统归档后,不仅使档案信息资源更加丰富,而且使室藏结构日趋完善。丰富馆藏,除将企业自身的各种有保存价值的新型文件材料及时纳入室藏外,还应根据 企业利用需要,收集保管与本企业有关的信息资料,从而做到内外结合、全方位和多层次地丰富档案室藏,确保企业利用信息的各种需求。

  2.优化室藏

  就是通过鉴定剔除保管期满和无保存价值的档案。“优化室藏”说起来容易做起来难。由于档案鉴定理论研究相对滞后和多年来形成的档案保管期限“宁长勿短”观点及怕担责任的思想,这也是造成众多立档单位室藏臃肿、工作效率低的根本原因。因此每年应在上级或同级档案机关的业务指导下,借档案综合执法检查之机(包括鉴定机构及专家),从清理保管期满档案和撤销单位档案入手,依据有关规定程序,慎重而坚决地对一些过期和无保存价值的文档进行清除,既使室藏档案得到优化,又便于档案保管的利用。

  总之,在新的历史形势下,随着科技的进一步发展,高新技术在档案工作中的应尽。企业要适应历史发展的潮流,充分认识到企业档案在生产建设和经营等方面的重要性,转变传统观念,加强档案信息化的建设,提升档案现代化管理,实现档案信息资源与现代企业的可持续发展。