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纸质档案与电子档案“双套制”管理探析

时间:2020年07月09日 所属分类:教育论文 点击次数:

随着档案信息逐渐向电子化、数字化发展,电子档案将逐渐成为未来档案存储、利用的主体,但纸质档案的优点也是电子档案无可比拟的,纸质档案与电子档案在当前及今后相当长的时期内将互为补充,长期并存。

  摘要:随着档案信息逐渐向电子化、数字化发展,电子档案将逐渐成为未来档案存储、利用的主体,但纸质档案的优点也是电子档案无可比拟的,纸质档案与电子档案在当前及今后相当长的时期内将互为补充,长期并存。面对这样的情况,我们只有不断探索新的保护技术与方法,总结其与传统档案保护方法的异同,把二者有机的结合起来,使其发挥各自的优势,才能使电子档案和纸质档案相辅相成,相得益彰,更好地为社会服务。

  关键词:纸质档案;电子档案;管理;优缺点

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  计算机通信与网络技术不断发挥自身的优势,呈现出突飞猛进的发展态势,由此,信息时代正式到来。信息技术在各行各业的蔓延,使大量的电子文档与传统的纸质文档形成共存的局面。电子档案的出现虽然为人类带来了诸多便捷,然而纸质档案自身的优势却是电子档案无法取代的。不论是电子档案亦或是纸质档案,它们的价值都需要我们对其加以有效利用,将两者之间的优势进行拓展发挥,将基建工程档案工作的效率与质量全面提升。

  1纸质档案和电子档案并行管理的必然性

  对于档案管理来说,纸质档案及电子档案各有优势,能够对信息进行有效传递。纸质档案在我国发展的过程中已经有较长的历史,在造纸术发明之后,就可以将信息用文字的形式在纸上表达出来,因此其作为重要的信息载体具有重要的作用。在现代化社会发展的过程中,电子信息技术的应用范围越来越广泛,在开展档案管理工作的过程中,就逐渐开始利用电子档案管理形式,不过其没有完全取代纸质档案。纸质档案的依附性较强,而电子档案的时效性较强,这两种档案管理形式都是比较常见的社会现象。虽然电子档案管理具有较多优点,更加符合当代社会的发展需求。但是纸质档案能够记载相关的历史信息,相对电子档案来说,在这个方面具有更强的信服力,形成了非常重要的信息资源。

  2.人事档案信息化建设存在的问题

  (一)缺乏完善管理机制

  “互联网+”时代背景下,人事档案信息化建设和管理仍然面临诸多问题,其中较为重要的则是缺乏完善的档案管理机制。目前人事档案建设逐渐得到社会及公众的高度认可,但是在具体落实过程中,统一的管理机制并未实现,在进行人事档案建设过程中,并没有重视档案管理工作的核心内容,则是人才建设,没有充分凸显其工作重心。许多人事档案管理人员仍然秉持传统档案管理理念,对信息化建设了解并未深入,没有将人事档案进行科学、合理的分类管理,管理机制不够完善和规范,致使无法充分发挥作用。总体而言,则是人事档案管理工作尚未得到高度重视,思想重视大于实践重视,导致许多建设理念、思路并未完全落实,在很大程度上阻碍了人事档案信息化建设和管理的进程。

  (二)资金投入相对匮乏

  人事档案信息化建设需要有良好的设施,才能够保证人事档案信息化建设更加合理、规范、科学,然而目前人事档案信息化建设过程中,缺少足够的资金作为支撑,对人事档案信息化建设资金投入严重匮乏,导致人事档案信息化建设的基础设施设备均无法更新。然而基础设施设备正是开展信息化建设的基础前提,缺少先进的设备设施则无法满足“互联网+”时代的发展需要。对信息化建设资金投入的匮乏,严重影响了人事档案信息化建设。传统人事档案管理方式、管理环境以及硬件设施均较为落后,对人事档案信息的安全性无法保证,若不及时加大资金投入力度,极其有可能发生档案丢失、泄露等安全问题,对人事档案管理工作将会造成严重困扰,同时阻碍了人事档案信息化发展。

  (三)缺乏科学管理理念

  目前人事档案的管理人员大部分均是兼职人员,人事档案的专职管理人员匮乏,并且大部分的管理人员学历水平偏低,管理理念长期未得到有效更新,进行培训后仍然效果不理想。对人事档案管理的基础知识和技能掌握较差,在人事档案信息化建设过程中,虽配备了许多计算机设备,但是由于复合型人才匮乏,当前管理人员对人事档案管理的信息设备操作水平普遍偏低,无法完全掌握信息设备的灵活运用。与此同时,许多人事档案管理人员对信息化建设缺乏科学管理理念,对人事档案没有进行定期更新,导致档案信息存在不准确的问题,并且在发生问题时,各部门之间缺少明确的职责划分,无法找到具体负责人员,在很大程度上影响了档案管理工作发展。

  三、人事档案信息化建设对策研究

  (一)构建完善管理机制

  完善的管理机制是人事档案信息化建设的基础前提,应进一步完善和规范管理机制,同时制定统一化建设标准和赏罚机制,进行档案信息化建设过程中,应将更多的工作重点放在完善管理机制上,完善的管理机制能够推动信息化建设,同时能够保证人事档案的安全性。将人事档案信息进行专人管理,革新管理人员的传统管理理念,并对其进行规范和监督,加强档案分类化管理,简化复杂的检索程序,提高档案的查询和利用效率。与此同时,建设完善的档案使用制度,完善档案使用流程,确保人事档案信息的合理利用。同时应建立人事档案数据库,将人事档案进行录入,在保证人事档案安全性的前提下,实现资源共享。信息化建设需要科学完善的管理机制作为有力支撑,因此,构建完善的档案管理机制,能够有效推进人事档案信息化建设进程。

  (二)加大建设资金投入

  资金是人事档案信息化建设的前提和支撑,因此,应为档案信息化建设提供有力的资金扶持,使档案信息化建设符合“互联网+”时代的基本要求,投入资金引进先进的基础设施,良好的硬件设施是推进信息化建设的有效途径,同时对档案信息化建设进度严格管理和要求,保证在加大资金投入的前提下,能够保证人事档案信息资源的合理配置,推进人事档案信息化建设顺利进行。与此同时,应构建完善的人事档案信息化安全保障机制,加强人事档案的安全管理,同时避免人事档案信息出现泄漏等安全问题,对人事档案的管理流程进行科学、规范化,加强人事档案数据库的安全管理。投入资金过少必然会阻碍信息化建设,若无法一次性投入大量资金进行整体硬件设备的更新替换,可通过分批次的进行设施完善,将硬件设备已经老化、落后的设备率先替换,因设备老化等问题严重影响档案信息化建设,同时会造成一定的安全隐患。加大资金投入的同时,应合理做好信息化建设预算,保证经费能够得到充分合理的利用。

  (三)科学规范档案管理

  “互联网+”时代背景下,档案信息化建设需要具备科学规范的管理,因此,人事档案管理人员在此过程中则发挥了重要作用。信息化建设的同时,需要对档案管理人员进行系统化培训,其中包括先进的人事档案管理理念及基础设施的操作运用,提高管理人员的综合水平,同时积极引进复合型管理人才,为档案管理工作注入新鲜血液,加强人事档案管理人员队伍建设,提供档案管理工作效率。除了基础的理念和操作技术培训外,应强化管理人员的管理安全意识,提升管理人员综合素质。管理人员自身也应不断学习,不断革新自身传统管理理念,提升信息设备的操作水平,丰富专业知识,进而能够更好的在人事档案信息化建设过程中贡献力量。与此同时,加强思想政治教育也是有效途径,通过对管理人员进行思想政治教育,能够提升管理人员的政治觉悟,同时培养管理人员的责任感,在进行管理工作时能够具备责任心,加快人事档案信息化建设。

  3结语

  人事档案中的纸质档案与电子档案并行管理能够综合两种管理模式的优点,使其重复跟发挥作用。在开展管理工作的过程中,需要注重管理创新,单位要完善相关的管理制度,让工作人员可以按照制度要求完成工作任务。对于并行管理工作的开展来说,需要明确纸质档案管理及电子档案管理各自的优势,对其进行体现,为档案管理质量提供保障。

  参考文献:

  [1]罗秀梅.浅谈电子档案与纸质档案保护方面的比较[J].黑龙江史志,2010(23):57.

  [2]肖传林.电子档案与纸质档案保管差异性研究[J].兰台内外,2015(04):42.

  [3]丁恩多.纸质与电子载体档案的保护技术研究[J].黑龙江科学,2019,10(03):108-109.

  作者:刘佳

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